하루를 잘 마감하세요. 성과는 따라옵니다.

업무에서 마감은 아주 중요합니다. 하루의 수입을 확정 짓고 업무를 종료하는 의미도 있지만 더 넓게 보면 놓칠 수 있는 내용을 미리 발견하고 보완하거나 준비할 기회로 삼을 수도 있습니다. 하지만 관리를 잘 하기란 쉽지 않습니다. 각 관리 항목 별 주요한 사항이 제각각이고 관리 대상을 선정하는 것도 시간이 필요합니다.

이렇게 쌓인 데이터는 장기적으로 보관하는데 그치지 않고 데이터의 흐름을 보고 의사 결정을 하기도 합니다. 그렇기에 업무 결과를 잘 정리하고 보관해야 하는데, 이것을 “매일” 잘 해내기는 쉽지 않습니다.

Doing Right Things
(올바른 일을 하기)

병원에서 “올바른 일을 한다” 라고 하면 대표적인 것이 진료라 볼 수 있습니다. 정확한 진단과 꼭 필요한 진료를 하고 매 진료에 최선을 다 하는 것은 우리가 바로 “올바른 일”을 하는 행위라 볼 수 있습니다. 그러면 병원은 좋은 진료 만으로도 성장할 수 있을까요?

안타깝게도 좋은 진료를 제공하는 것 만으로는 유지하는 것도 어려운 일입니다. 병원의 능력과 환자의 눈높이가 상향 평준화 되었기 때문에 이제는 좋은 진료는 기본이고 플러스 알파를 제공해야 하는 시대가 되었습니다.

따라서 필연적으로 진료 외에 챙겨야 할 일들이 많아집니다. 기본적으로 수입, 지출, 재료, 환자, 직원 등 병원의 모든 상황을 정확히 기록하고 파악해야 합니다. 이 때, 필연적으로 관리 업무가 중요해 집니다.

Doing Things Right
(일을 올바로 하기)

진료를 통해 환자의 요구를 직접적으로 해소하였다면 이제 조금 더 멀리 보고 병원을 유지하고 성장 시킬 수 있도록 “일을 올바르게” 할 필요가 생깁니다. 

한 환자의 치료를 진행하고 수납하는 것으로 업무가 마무리 되는 기본 업무와 달리 관리 업무는 병원이 운영되는 한 결코 끝나지 않습니다. 치료가 종료되어도 지속적으로 우리 병원을 찾게끔 리콜을 해주지 않으면 안 되고 소개, 가족, 장기간 내원하는 환자들이 이탈되지 않도록 특별한 경험을 제공해 주어야만 하죠.

이러한 업무는 병원 본연의 업무가 아닐 수 있습니다. 하지만 이 업무들을 중단하면 바로 체감할 만큼의 매출 하락으로 이어지게 됩니다. 관리 업무가 병원에 가져오는 이득은 결코 무시할 수 없습니다.

관리 업무는 병원이 운영되는 동안 계속해서 이루어져야 하기 때문에 업무가 일관성이 있어야 하고 만들어진 자료는 오래 보관 가능해야 합니다. 하지만 업무 절차나 담당자가 바뀌는 등으로 흐지부지 되다 관리를 놓아 버리거나 과거에 쌓은 데이터가 유실되기도 합니다. 즉, 누가 담당하게 되더라도 병원의 관리 시스템이 유지될 수 있어야 “일을 제대로” 하는 것이라 볼 수 있습니다.

몽매니저를 통해 하루를 마감하기

관리 업무 매뉴얼이 마련되었다면 이제는 일을 미루지 않는 것이 가장 중요합니다. 한번 밀린 관리 업무는 계속해서 쌓이게 되고 시간에 쫓겨 실수를 하거나 포기하게 됩니다. 이제 몽매니저의 마감 매뉴얼을 따라가 보세요. 업무 마감 시간을 잘 활용하면 중요한 일을 놓치지 않고 우리가 원하는 “Doing Things Right” 을 이룰 수 있습니다.

1 수납 및 지출 검토

가장 먼저 우리가 입력한 데이터를 확인합니다. 환자로부터 수납한 금액과 지출 등 기본 데이터를 확인하는 가장 기본적인 단계입니다.

▷ 신환 및 진료 건수를 확인하세요.
▷ 카드, 현금, 이체 금액을 확인하세요.
▷ 현금영수증 발행 금액을 확인하세요.
▷ 카드 단말기나 전자차트 데이터와 교차 검증하세요.

▷ 데스크의 현금 잔액을 확인합니다. 지출 관리 기능을 활용하면 더욱 편리합니다.
▷ 몽매니저는 현금 수납과 현금 지출을 데스크 시제에서 자동으로 가감하여 잔액을 표시해 줍니다.

아래와 같은 실수가 많이 발생합니다.

- 환불 시 현금영수증을 취소하지 않은 건이 있는지 검토하세요.

- 보험/비보험 수납 금액을 반대로 입력하는 경우는 없는지 검토하세요.

2 상담 입력 누락 확인

누락된 상담 기록이 있는지 검토합니다. 오늘 상담하였으나 데이터 입력을 하지 못한 건이 있다면 입력하도록 하세요. 상담 데이터는 병원의 기대 수입을 판단할 수 있는 가장 좋은 데이터가 됩니다.

▷ 상담 데이터는 신환뿐만 아니라 구신환의 상담 기록도 중요합니다.
▷ 상담 기록이 누락되었다면 기록해 줍니다.

알아 두세요.

상담 내역을 기록할 때 중요한 것은 치료에 동의하지 않았더라도 입력하는 것입니다.

미동의 환자를 관리하면 잠재적 매출로 이끌어 낼 수도 있습니다.

3 잔액 차감 누락 확인

잔액차감이란? 환자가 상담시 동의한 금액을 수납했을 때 전체 금액에서 납부한 금액을 차감하여 잔액을 관리하는 것을 의미합니다. 이렇게 잔액 관리를 제대로 함으로써 과거의 매출 뿐 아니라 미래의 잠재매출도 파악할 수 있게 됩니다.

▷ 오늘 비보험 금액을 낸 환자의 [잔액 차감] 처리를 하세요.

▷ 오늘 내원한 모든 환자의 [잔액]을 검토하세요.
▷ 잘못된 잔액이 있다면 누락 내역을 확인하고 기록하세요.

알아 두세요.

몽매니저를 통해 상담 수납금을 관리하면 자연스럽게 미수금이 줄어들 것입니다.

치료가 중단된 환자는 “치료 중단” 처리하여 잔액을 상계할 수 있습니다.

4 치료가 끝난 환자 관리

오늘 내원한 환자 중 상담 동의 금액이 완불 된 환자를 보여줍니다. 이 중 치료가 종료된 환자를 분리해 주시면 됩니다. [치료 종료] 환자를 집중 관리 그룹에 추가하여 치료 이후를 관리할 수 있게됩니다.

치료 종료된 환자를 관리하기 위해 몽매니저에서는 [집중 관리] 기능을 제공합니다. 단순히 예약 이행 여부만 관리하는 것이 아닌 다음 예약을 잡거나 미내원 사유를 체계적으로 관리하여 편의성과 효율을 높일 수 있습니다.

▷ 치료가 종료된 환자를 집중 관리 그룹에 추가하세요
▷ 다음 내원 예정일, 담당자를 정하고 기록해 두세요.

집중 관리 그룹이란?

환자를 그룹으로 묶어 관리할 수 있는 기능입니다. 치료가 끝난 환자 중 추적 관리가 필요한 환자(임플란트/교정 등)를 묶어 관리해 보세요. 환자를 관리할 수 있는 최적화된 기능을 제공하여 놓치는 환자를 ZERO가 될 수 있도록 돕습니다. 필요에 따라 관리 그룹을 새로 만들 수 있습니다. (기본값: 임플란트, 교정, 치주, 예방)

5 예약 환자 관리

마지막으로 예약 환자 관리 화면에서는 오늘 예약된 관리 환자를 검토하고 연락 예정 환자들에게 연락합니다.

▷ 미내원 환자에게 연락하세요.
▷ 미내원 사유를 기록하고 다음 예약을 기록하세요.
▷ 더이상 내원하지 않는 것이 확실한 환자는 이탈로 보고 “관리 종료” 처리 하세요.
▷ 내일 내원 예약된 환자를 보고 준비할 사항이 있는지 검토합니다.

▷ 오늘 연락해야 할 환자들에게 연락을 취하세요.
▷ 내일 연락해야 할 환자가 있다면 기록해 둡니다.

6 마감

수고하셨습니다. 이제 업무를 마감하세요. 필요하다면 인쇄 기능을 통해 출력하여 기록을 보관할 수도 있습니다. 

마치며

중간 관리자에게 환자 관리의 중요성은 아무리 말해도 부족함이 없을 것입니다. 하지만 어떤 것을, 어떻게 관리해야 할지 잘 몰라서 또는 내가 하는 방법이 맞는지 몰라서 난감한 경우가 많았을 것입니다.

몽매니저는 이러한 고민을 해결해줄 수 있는 솔루션을 고민하였으며, 매뉴얼 뿐만 아니라 누구나 지속 가능하기 위한 손쉬운 기능을 개발하여 제공하게 되었습니다.

관리업무는 지속하는 것이 가장 중요합니다. 업무가 쌓이지 않도록 매일 매일 잘 마무리 하면 성과로서 돌아올 것임을 잊지 말고 하루를 잘 마무리 하시기 바랍니다.

몽매니저는 항상 여러분들을 응원합니다. 치과 종사자의 필수 도구. 몽매니저.